1. Chức năng:

Phòng Tổ chức hành chính là là đơn vị tham mưu, xây dựng chương trình, kế hoạch và triển khai công tác liên quan đến tổ chức hành chính cho Hiệu trưởng với các chức năng cụ thể như sau: Tổ chức nhân sự, lao động tiền lương; Quản trị hệ thống mạng và cơ sở vật chất; Pháp chế; Thi đua khen thưởng; Quản lý hệ thống mạng và thiết bị; Hậu cần, bảo vệ, vệ sinh.

2. Nhiệm vụ, Quyền hạn

2.1. Công tác hành chính

a) Tham mưu, đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Trường;

b) Thừa lệnh Hiệu trưởng ký một số văn bản hành chính: công văn, thông báo, giấy giới thiệu, giấy công lệnh, xác nhận lý lịch nhân sự công tác tại Trường,…;

c) Thực hiện các công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý, giữ các hồ sơ pháp lý của Trường;

d) Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ văn bản, tài liệu, các loại văn bản đi và đến;

e) Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Nhà trường;

f) Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, trích lục, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu;

g) Tiếp nhận, phân loại văn bản đến, trình Ban Giám hiệu, chuyển giao văn bản, tài liệu, báo chí, báo cáo đến các đơn vị, bộ phận liên quan;

h) Đánh máy, in sao các loại văn bản, tài liệu phục vụ cho công tác chung của nhà trường;

i) Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường theo yêu cầu của nhà trường;

k) Tổng hợp trình ký gửi nộp các báo cáo cho cơ quan chức năng theo yêu cầu;

l) Quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định của nhà nước;

m) Quản lý tổng đài, máy fax, máy photocopy theo quy định của Trường.

2.2. Công tác tổ chức, nhân sự, lao động tiền lương

a) Chủ trì xây dựng và triển khai kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng người lao động hàng năm;

b) Chủ trì nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp, hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp, hỗ trợ;

c) Thực hiện các thủ tục ký kết các hợp đồng lao động, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động, hưu trí;

d) Lập bảng tính lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng cho cán bộ, giảng viên và nhân viên; điều chỉnh mức lương theo đúng quy định của Nhà nước, Nhà trường;

e) Theo dõi, tính toán, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thực hiện các chế độ liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động theo quy định hiện hành của BHXH và chỉ đạo của Ban lãnh đạo;

f) Xây dựng, quản lý việc thực hiện các chế độ theo chính sách của nhà nước và các quy định của nhà trường; tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết;

g) Quản lý hồ sơ nhân sự, hồ sơ bảo hiểm xã hội của người lao động;

h) Soạn thảo các quyết định về công tác tổ chức, nhân sự, tiền lương;

i) Soạn thảo Hợp đồng lao động, hợp đồng khoán, cộng tác viên;

k) Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động;

l) Cầu nối giải quyết khiếu nại kỷ luật của CB-GV-CNV trong Trường; bảo vệ lợi ích hợp pháp của Nhà trường và của người lao động;

m) Lập danh sách lao động định kỳ theo quy định của cơ quan nhà nước; giao dịch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động;

n) Lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

3. Công tác quản lý hệ thống mạng và cơ sở vật chất

a) Đảm bảo hệ thống mạng internet, mạng có dây và không dây hoạt động xuyên suốt phục vụ công tác hoạt động của nhà Trường;

b) Quản lý, đảm bảo các công tác đào tạo trên các phòng thực hành, phòng thí nghiệm;

c) Lập kế hoạch trang bị thiết bị công nghệ thông tin cho các phòng thực hành, đơn vị;

d) Quản lý, đánh giá và lập báo cáo tài sản công nghệ thông tin định kỳ;

e) Quản lý các dịch vụ công nghệ thông tin của nhà Trường;

f) Theo dõi, tư vấn và hỗ trợ người dùng thực hiện sử dụng hiệu quả thiết bị công nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng;

g) Tham vấn các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc và quản lý;

h) Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị hằng năm;

i) Thực hiện mua sắm thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm phục vụ công tác của nhà Trường theo đề nghị của các đơn vị đã được nhà Trường phê duyệt;

k) Phục vụ âm thanh, thiết bị phục vụ trong công tác giảng dạy của Trường;

l) Quản lý, vận hành máy phát điện của trường;

m) Phối hợp Phòng Kế hoạch Tài chính tổ chức kiểm kê, thanh lý tài sản của nhà trường theo quy định

4. Công tác pháp chế

a) Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho Trường và giám sát việc chấp hành các nội quy đó;

b) Lập phương án, tổ chức thực hiện các Quy định, Quyết định của Nhà nước và Ban lãnh đạo;

c) Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ Ban lãnh đạo giao;

d) Xây dựng, gìn giữ và phát triển mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh.

5. Công tác thi đua khen thưởng

a) Tổ chức xây dựng, đánh giá thực hiện công việc của người lao động;

b) Dự thảo kế hoạch, chương trình thi đua trình Hội đồng thi đua khen thưởng;

c) Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch thi đua, sơ kết, tổng kết thi đua hàng năm; 

d) Tham mưu, đề xuất, hướng dẫn thực hiện các thủ tục hồ sơ thi đua, hình thức khen thưởng cho các tập thể, cá nhân;

e) Dự thảo các báo cáo thi đua, khen thưởng của nhà trường;

f) Quản lý hồ sơ thi đua của nhà trường.

6. Công tác hậu cần, bảo vệ, vệ sinh

a) Mua và quản lý cấp phát văn phòng phẩm, đồ dùng tạp vụ, nước uống toàn trường;

b) Phục vụ hành chánh, phục vụ  một số mặt hậu cần;

c) Theo dõi, xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ: kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng, trông giữ xe cho CB-GV-CNV, khách đến liên hệ công tác;

d) Quản lý, phân công, giám sát công tác vệ sinh;

e) Phối hợp các đơn vị chức năng trong Trường thực hiện công tác an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động;

f) Quản lý, đề xuất, vận hành hệ thống phòng cháy, chữa cháy trong Trường.

7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.

 

DANH SÁCH TRƯỞNG PHÒNG VÀ NHÂN VIÊN PHÒNG

 

Stt

Họ và Tên

Chức vụ

Trình độ

Thông tin liên hệ (Email)

Mảng Phụ Trách

Số Điện Thoại Liên Hệ

1

Nguyễn Thị Hồng Thoa

Nhân viên

Cử nhân Đại học

thoanth@itc.edu.vn

Phụ trách công tác nhân sự, tiền lương

0987288302

2

Nguyễn Thanh Lam

Thư ký VTHC

Cử nhân Cao đẳng

lamnt@itc.edu.vn

Phụ trách công tác văn thư

0707543997

3

Trần Duy Tuyên

Phụ trách

Tổ Quản trị mạng

& Thiết bị

Kỹ thuật viên

tuyentd@itc.edu.vn

Phụ trách chung Tổ Quản trị mạng & Thiết bị

0903751346

4

Vũ Trọng Nhiệm

Nhân viên

Trung cấp

nhiemvt@itc.edu.vn

Phụ trách công tác sửa chữa nhỏ cơ sở vật chất

0905500339

5

Trần Thị Thanh Tuyền

Nhân viên

Cử nhân Đại học

tuyenttt@itc.edu.vn

Phụ trách Bộ phận thường trực công tác hành chính

0908256031

6

Trần Nguyên Đán

Nhân viên

Trung cấp

dantn@itc.edu.vn

Phụ trách vận hành, sửa chữa thiết bị phòng máy và máy tính toàn trường

0765837478

7

Trương Trần Anh Trung

Nhân viên

Kỹ sư

trungtta@itc.edu.vn

Phụ trách quản lý phòng máy & hệ thống mạng

0772999595

8

Phùng Hữu Quý

Nhân viên

Kỹ sư

quyph@itc.edu.vn

Phụ trách vận hành, sửa chữa thiết bị phòng máy và máy tính toàn trường

0988246439

9

Nguyễn Thu Hương

Tạp vụ

Khác

Không

Phụ trách công tác tạp vụ

0985478736

10

Trương Thị Hồng

Tạp vụ

Khác

Không

Phụ trách công tác tạp vụ

0946126517

11

Trần Thị Thanh Yến

Tạp vụ

Khác

Không

Phụ trách công tác tạp vụ

0359426798

12

Lê Thị Kim Hải

Tạp vụ

Khác

Không

Phụ trách công tác tạp vụ

0903473400