Hiện nay các DN nhỏ, siêu nhỏ họ tuyển “Kế toán tổng hợp” như thế nào và dân nhà kế các bạn phải làm các công việc gì trong vị trí này?
1. Chủ DN luôn yêu cầu kế toán phải biết làm tuốt tuồn tuột từ A đến Z.
+ Làm công việc của hành chính văn phòng và các công việc không tên (Văn thư, tạp vụ …)
+ Làm một phần việc của kinh doanh (hợp đồng, báo giá, đặt hàng, gọi hàng…)
+ Vừa làm công việc của một nhân viên kế toán, một kế toán tổng hợp và luôn cả các công việc của “Kế toán trưởng”.
+ Làm tất cả công việc của kế toán thuế và nội bộ và nếu may thì có thể doanh nghiệp họ đi thuê kế toán thuế ở ngoài.
2. Tại sao một DN họ chỉ có tuyển một hoặc đến hai kế toán, bởi vì họ bảo DN họ nhỏ, siêu nhỏ nên công việc chẳng có gì?
Nhưng không phải đâu nó là một cả “Núi” công việc đối với một kế toán đấy.
Để đối mặt với thực tế này kế toán phải làm gì nhất là các bạn mới ra trường chưa có kinh nghiệm thực tế ở một khâu nào trong các công việc họ yêu cầu nêu trên.
NỘI DUNG CÔNG VIỆC YÊU CẦU:
I. VỀ NỘI BỘ
+ Việc đầu tiên là văn thư, hành chính đối diện hàng ngày với các bạn vậy các bạn phải sắp xếp một cách khoa học.
- Về con dấu các bạn phải cất giữ cẩn thận (Nếu được chủ DN giao), học cách đóng dấu vào từng loại công văn giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn,… cụ thể (Vì thực tế có bạn còn chưa biết cách cầm dấu để đóng như thế nào) như vậy bạn nên đóng nháp trước.
- Lưu hồ hồ sơ: Các bạn cần phân loại hồ sơ, sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian.
+ Các công việc không tên đôi khi các bạn phải làm nhưng lại mất khá nhiều thời gian ví dụ như đặt vé cho Sếp hoặc nhân viên đi công tác, gửi chuyển phát nhanh, hoặc đường nước bị hỏng, nhà vệ sinh bị tắc … cũng đến lượt các bạn gọi điện cho nhà cung cấp để họ xử lý. Do vậy mỗi lần phát sinh đầu tiên về các vấn đề này thì các bạn nên lưu luôn số điện thoại của nhà cung cấp nếu lần sau có lặp lại thì nhắc máy alo luôn không phải tìm kiếm mất thời gian nữa.
+ Đối với hợp đồng báo giá, đặt hàng, gọi hàng… các bạn nên chia như sau:
- Nếu công ty chưa có sẵn nhà cung cấp thì các bạn nên tìm lấy 2 đến 3 nhà cung cấp có mặt hàng mà DN cần, sau đó yêu cầu họ gửi báo giá.
- Các bạn lập bảng so sánh báo giá của 2 hoặc 3 nhà cung cấp trình sếp để sếp duyệt sau khi đã duyệt xong thì tiến hành 2 bên làm hợp đồng, hoặc làm đơn đặt hàng.
- Sau khi có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng thì chỉ việc gọi hàng mỗi khi có nhu cầu lấy hàng là xong.
- Ngoài các hồ sơ trên thì khi nhận hàng phải nhận kèm theo hồ sơ: phiếu XK, hoặc biên bản giao hàng, hóa đơn GTGT (Nếu có luôn là tốt nhất).
- Làm báo giá gửi khách hàng, sau đó nhận đơn đặt hàng của khách (Nếu có), làm hợp đồng, xuất hàng cho khách, lập hóa đơn GTGT (nếu có).
+ Đối với công việc của kế toán các bạn cần làm.
- Làm kế toán thanh toán và công nợ: Hàng ngày lập phiếu thu, chi, UNC để thanh toán mua hàng hóa dịch vụ, trả nhà cung cấp hoặc thu tiền của khách hàng. Theo dõi công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, công nợ của nhân viên. Cuối ngày chốt sổ quỹ tiền mặt để đối chiếu với quỹ, Ngân hàng cuối tháng lấy sổ phụ về để hạch toán và đối chiếu tiền quỹ ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng.
- Kế toán vật tư hàng hóa: lập phiếu nhập, xuất và Theo dõi nhập, xuất vật tư hàng hóa, lập tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa.
- Cuối tháng tính lương, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Và chi lương (Nếu có) hoặc lúc nào có tiền sếp bảo chi thì chi.
- Theo dõi CCDC và TSCĐ phân bổ chúng vào cuối tháng.
- Tập hợp chi phí, Tính giá thành SP (Nếu có) đối với SX
- Tập hợp chi phí cho dịch vụ và tính giá thành dịch vụ ( Nếu có) đối với DV.
- Tính kết quả lãi lỗ
II. VỀ THUẾ
+ Việc đầu tiên kiểm tra các chứng từ và hồ sơ pháp lý của DN đã đủ và chính xác chưa:
- Kiểm tra vốn góp đã góp đủ chưa.
- Kiểm tra xem DN mình tính nộp thuế GTGT theo PP nào kê khai theo quý hay tháng?
- Kiểm tra đã có đăng ký phương pháp trích khấu hao theo TT 45/2013 chưa?
+ Hàng tháng/quý kê khai thuế GTGT, thuế TNCN (nếu có), tính thuế TNDN tạm nộp (nếu có) phát sinh số tiền thì đem nộp tiền và không phải nộp tờ khai, hạn nộp của tháng ngày 20 của tháng sau, hạn nộp quý ngày 30 tháng tiếp theo của quý sau.
+ Hướng dẫn các công việc hạch toán kế toán thuế.
1. Đầu năm kế toán lập bút toán kết chuyển lợi nhuận năm nay về lợi nhuận năm trước.
2. Trích thuế môn bài đầu năm.
3. Hạch toán hóa đơn đầu vào, và các chứng từ chi phí, chứng từ khác …
4. Hạch toán hóa đơn đầu ra
5. Hạch toán chứng từ Ngân hàng
6. Kết chuyển thuế GTGT ( Nguyên tắc kết chuyển theo số thuế có giá trị nhỏ)
7. Tính giá vốn hàng tồn kho.
(Số tiền tồn trên bảng tổng hợp hàng tồn kho = số tiền bên dư nợ TK 156 trên bảng cân đối tài khoản)
8. Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả, công nợ khác TK: 131,331,141,138,...
* Cách kiểm tra:
Số tiền bên dư nợ của bảng tổng hợp công nợ = Số tiền bên dư nợ của tài khoản công nợ tương ứng trên bảng cân đối tài khoản và kiểm tra số tiền dư có tương tự.
9. Cuối tháng Lập bảng phân bổ chi phí trả trước.
10. Cuối tháng Lập bảng phân bổ chi phí CCDC.
11. Cuối tháng Lập bảng phân bổ khấu hao
* Đối chiếu bảng phân bổ khấu hao với bảng cân đối tài khoản .
Đối chiếu Số tiền trên cột giá trị nguyên giá TSCĐ = Số tiền bên dư nợ TK 2111. Số tiền trên cột khấu hao lũy kế cuối kỳ = Số tiền bên dư có TK 214
12. Cuối tháng tính lương, hạch toán lương, trích các khoản BHXH theo lương.
13. Chi lương
(Nếu DN lấy lương bên nội bộ để hạch toán bên thuế thì các bạn lấy số liệu từ nội bộ, Còn nếu không thì phải cân đối tiền lương và các khoản, chế độ đưa vào cho phù hợp)
GHI CHÚ:
+ Nếu DN là dịch vụ thì bạn làm thêm bước tập hợp chi phí cho từng dịch vụ trên TK 154 (chi tiết Vật liệu, nhân công, chi phí chung cho dịch vụ) sau đó tính giá thành dịch vụ.
+ Nếu là DN SX thì các bạn cần thêm các bước sau; Xuất kho VNL để sản xuất, tập hợp chi phí của từng SP trên TK 154 sau đó tính giá thành SP, tiếp đến nhập kho TP
14. Thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh.
- Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 511/Có TK 521
- Kết chuyển doanh thu trong kỳ: Nợ TK 511/Có TK 911
- Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 515/Có TK 911
- Kết chuyển thu nhập khác Nợ TK 711/Có TK 911
- Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ. Nợ TK 911/Có TK 632
- Kết chuyển chi phí chi phí tài chính Nợ TK 911/Có TK 635
- Kết chuyển chi phí quản lý DN & BH Nợ TK 911/Có TK 642, 641
- Kết chuyển chi phí khác Nợ TK 911/Có TK 811
- Kết chuyển chi phí thuế TNDN trong kỳ Nợ TK 911/Có TK 821
* Kết chuyển lãi, lỗ trong kỳ
- Nếu lãi Nợ TK 911/Có TK 421
- Nếu lỗ Nợ TK 421/Có TK 911
Sau khi lập được bảng cân đối tài khoản thì lập BCTC trên HTKK và làm thuyết minh BCTC
Bộ BCTC năm bao gồm:
1. Bảng cân đối kế toán
2. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
3. Bảng lưu chuyển tiền tệ
4. Bảng cân đối tài khoản
5. Thuyết minh BCTC
6. Quyết toán thuế TNDN
7. Quyết toán thuế TNCN
Bạn in đóng thành 1 bộ lưu tại công ty.
ThS. Võ Thị Hiền Nhi - Trưởng bộ môn Kế toán