Các quy định về an ninh đối với hàng hóa vận chuyển trong Logistics quốc tế

Xuất phát từ sự kiện ngày 11/09/2001 ở Mỹ, Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới (CBP - U.S. Customs and Border Protection) nước này đã tiên phong đưa ra quy định về kiểm tra an ninh chặt chẽ đối với các phương tiện vận chuyển quốc tế và hàng hoá đến biên giới Hoa Kỳ. Tiếp sau Hoa Kỳ, Liên minh Châu Âu (EU) cũng đã áp dụng quy định kiểm tra kiểm soát an ninh đối với hàng hoá vận chuyển quốc tế. Bài viết này hữu ích với sinh viên ngành Logistics, có thể tham khảo để phục vụ cho việc học các môn học chuyên ngành và vận dụng vào công việc thực tế khi vận chuyển hàng hoá quốc tế trong ngành nghề Logistics.

1. Quy định về khai báo AMS của Hoa Kỳ

AMS là thuật ngữ viết tắt của Automated Manifest System, là hệ thống khai báo thông tin của phương tiện vận chuyển và hàng hoá được vận chuyển đến Hoa Kỳ do Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới của Hoa Kỳ thiết lập, được đưa vào vận hành từ năm 2004, nhằm tăng cường kiểm tra, kiểm soát an ninh cho phương tiện vận chuyển và hàng hoá vào Mỹ. Hệ thống này yêu cầu các nhà vận tải hàng hoá phải truyền dữ liệu chi tiết về lô hàng trước khi tàu biển hoặc máy bay rời cảng xếp hàng cuối cùng ở nước ngoài.

Việc khai báo AMS đối với các lô hàng đi Mỹ là yêu cầu bắt buộc đối với mọi loại hàng hóa xuất khẩu sang Hoa Kỳ qua đường biển hoặc đường hàng không. Việc khai báo chậm trễ hoặc thiếu chính xác có thể dẫn đến tình trạng container bị từ chối xếp lên tàu, hàng hóa bị giữ lại, hoặc bị phạt lên tới 10.000 USD cho mỗi vi phạm. Các nhà xuất khẩu cần nắm rõ quy định khai báo AMS, các trách nhiệm pháp lý cũng như mối liên hệ giữa khai báo AMS ở đầu xuất khẩu và khai báo ISF ở đầu nhập khẩu để giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.

Việc các nhà vận chuyển, chủ hàng không hoàn tất khai báo AMS chính xác hoặc đúng hạn cho các lô hàng xuất sang Hoa Kỳ có thể dẫn đến:

• Hàng hoá, container bị từ chối xếp lên phương tiện vận chuyển.
• Hàng hóa bị giữ lại khi đến nơi.
• Các khoản phạt hành chính và phát sinh chi phí lưu kho bãi.
• Gián đoạn lịch trình giao hàng và dòng tiền.
• Nguy cơ bị phạt bởi Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP), mức phạt có thể dao động từ 5.000 USD đến 10.000 USD cho mỗi vi phạm, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng.

1.1. Chuẩn bị dữ liệu lô hàng

Các thông tin bắt buộc bao gồm:

• Thông tin đầy đủ về người gửi hàng và người nhận hàng
• Mô tả hàng hóa chính xác bằng tiếng Anh (không dùng từ ngữ mơ hồ)
• Số lượng và tổng trọng lượng hàng hoá (gross weight)
• Mã HS (Hệ thống Hài hòa) phù hợp với mô tả hàng hóa
• Số Vận đơn đường biển (B/L) hoặc Vận đơn hàng không (AWB)
• Thông tin container
• Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng
• Thông tin vận chuyển

Tất cả thông tin phải thống nhất với Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói và các chứng từ vận chuyển.

1.2. Gửi dữ liệu qua hệ thống CBP

Tùy thuộc vào phương thức vận tải, việc khai báo AMS được thực hiện bởi:

• Hãng tàu / NVOCC / công ty giao nhận vận tải (Ocean AMS)
• Hãng hàng không / đại lý hàng hóa hàng không (Air AMS)

Thông thường, công ty giao nhận thực hiện khai báo House AMS, trong khi hãng vận chuyển thực hiện khai báo Master AMS. Trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ bồi thường trong trường hợp bị phạt thường được quy định trong hợp đồng dịch vụ.

1.3. Phản hồi của CBP

CBP sẽ đưa ra một trong các phản hồi sau:

• Xác nhận chấp nhận
• Từ chối hoặc trạng thái “Không được xếp hàng” (Do Not Load)

Nếu ở trạng thái “Không được xếp hàng”, container sẽ không được phép xếp lên tàu cho đến khi các nội dung cần chỉnh sửa được gửi đi và phê duyệt.

1.4. Lưu trữ hồ sơ

Các đơn vị xuất khẩu và nhà cung cấp dịch vụ nên lưu giữ các xác nhận nộp hồ sơ và dữ liệu liên quan để phục vụ công tác kiểm tra tuân thủ.

1.5. Thời hạn khai AMS

- Ocean AMS: các lô hàng vận chuyển đường biển

Thời hạn: ít nhất 24 giờ trước khi container được xếp lên tàu tại cảng nước ngoài cuối cùng.

Trên thực tế, nhiều hãng vận chuyển yêu cầu khai báo trước 48 giờ so với thời gian dự kiến tàu chạy (ETD) để dành thời gian cho việc chỉnh sửa thông tin.

- Air AMS: các lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không

Hệ thống Air AMS hoạt động theo chương trình Sàng lọc Trước đối với Hàng hóa Hàng không (ACAS).

Thời hạn: ít nhất 1 giờ trước khi máy bay khởi hành.

1.6. AMS và ISF: Các nghĩa vụ tuân thủ song song

Ngoài việc khai báo AMS ở đầu xuất khẩu cho các lô hàng đi Mỹ, nhà nhập khẩu còn phải nộp ISF- Importer Security Filing (Khai báo An ninh của Nhà nhập khẩu).

• AMS: thuộc trách nhiệm của hãng vận chuyển hoặc công ty giao nhận (forwarder).
• ISF: thuộc trách nhiệm của nhà nhập khẩu tại Mỹ hoặc đại lý của họ.

Nếu dữ liệu AMS và ISF không khớp nhau, Cơ quan Hải quan và Biên phòng Hoa Kỳ (CBP) có thể xếp lô hàng vào diện rủi ro cao và tiến hành kiểm tra bổ sung.

1.7. Các lỗi thường gặp khi khai báo AMS

• Mô tả hàng hóa quá chung chung (ví dụ: “hàng hóa thông thường”).
• Khai báo sai cảng xếp hàng cuối cùng.
• Mã HS không khớp với mô tả sản phẩm.
• Thay đổi người nhận hàng (consignee) vào thời điểm sát giờ dự kiến khởi hành (ETD) mà không thực hiện sửa đổi AMS.
• Dữ liệu không khớp giữa AMS và ISF.

Những lỗi này có thể gây chậm trễ việc xếp hàng tại nơi xuất phát ngay cả trước khi lô hàng khởi hành.

1.8. Khai báo AMS là biện pháp kiểm soát rủi ro, không chỉ đơn thuần là tuân thủ quy định

Việc khai báo AMS cho các lô hàng đi Mỹ là bước bắt buộc trong quy trình xuất khẩu. Các nhà xuất khẩu cần:

• Chuẩn hóa dữ liệu chứng từ.
• Tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn khai báo 24 giờ (đối với vận tải biển) và 1 giờ (đối với vận tải hàng không).
• Đảm bảo sự thống nhất giữa người gửi hàng, đơn vị giao nhận (forwarder) và người nhập khẩu.
• Quy định rõ ràng trách nhiệm pháp lý trong các hợp đồng dịch vụ.

Việc chủ động kiểm soát quy trình AMS giúp giảm thiểu rủi ro khi xếp hàng, tránh các chi phí phát sinh không đáng có và đảm bảo tiến độ giao hàng.

1.9. Mức thu phí khai AMS

Các hãng tàu sẽ thu phí khai AMS vào các forwarder dựa theo Master Bill of lading, còn các forwarder sẽ thu phí khai AMS vào các chủ hàng xuất khẩu dựa theo House Bill of lading. Mức phí khai AMS thường dao động từ USD 25 – 35 tùy thuộc vào từng hãng tàu, và áp dụng cho toàn bộ lô hàng (không tính theo số lượng container mà tính theo đơn vị vận đơn phát hành).

2. Quy định về khai báo trên Hệ thống kiểm soát nhập khẩu 2 (ICS2) của Liên minh Châu Âu (EU)

Hệ thống Kiểm soát Nhập khẩu (ICS2 - Import Control System) của Liên minh Châu Âu là hệ thống thông tin hàng hóa tiên tiến, chuyên quản lý việc phân tích rủi ro về an toàn và an ninh đối với tất cả hàng hóa nhập vào EU. Các nhà cung cấp dịch vụ Logistics và đơn vị vận chuyển phải gửi Tờ khai Tóm tắt Nhập khẩu (ENS - Entry Summary Declaration) đầy đủ cho cơ quan hải quan EU để được kiểm tra, nhằm phát hiện các mối đe dọa an ninh tiềm tàng.

Việc nộp tờ khai ENS đối với các nhà khai thác tàu biển đã bắt đầu từ ngày 4 tháng 12 năm 2024. Quy định nộp tờ khai ENS trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị khai báo cấp thứ cấp (house filers) trong lĩnh vực vận tải biển kể từ ngày 1 tháng 4 năm 2025.

ICS2 hỗ trợ việc nhận diện chính xác hơn các lô hàng có nguy cơ cao và cho phép can thiệp tại thời điểm thích hợp nhất trong chuỗi cung ứng, đồng thời tạo thuận lợi cho dòng lưu thông hàng hóa hợp pháp.

2.1. Cách thức hoạt động của ICS2

Các chủ thể kinh tế (EO – Economic Operators) cần nộp Tờ khai tóm tắt khi nhập khẩu (ENS) đầy đủ vào hệ thống ICS2 đối với tất cả hàng hóa được vận chuyển đến hoặc quá cảnh qua EU trước khi hàng đến nơi. Đối với vận tải hàng không, một bộ thông tin tối thiểu cũng phải được khai báo trước khi xếp hàng lên phương tiện (giai đoạn tiền xếp hàng).

Dựa trên thông tin được cung cấp trong ENS, cơ quan hải quan EU sẽ thực hiện phân tích rủi ro về an ninh và an toàn trước khi xếp hàng hoặc trước khi hàng đến. Kết quả của quá trình phân tích rủi ro có thể dẫn đến các yêu cầu xử lý rủi ro, trong đó yêu cầu người khai báo cung cấp thêm thông tin, thực hiện soi chiếu đối với hàng hóa và bưu phẩm có nguy cơ cao, hoặc không được xếp hàng lên phương tiện. Các yêu cầu xử lý rủi ro này cần được phản hồi trước khi quá trình đánh giá rủi ro có thể tiếp tục.

Người điều hành tàu biển hoặc tàu bay phải nộp thông báo hàng đến khi phương tiện vận tải tới cơ quan hải quan tại điểm nhập cảnh đầu tiên.

Hàng hóa phải được xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng đến nơi.

Cơ quan hải quan cũng có thể quyết định áp dụng các chế tài hành chính đối với trường hợp không tuân thủ các yêu cầu về dữ liệu.

2.2. Bên có trách nhiệm khai báo ICS2

Nhìn chung, người vận chuyển đưa hàng hóa vào lãnh thổ hải quan của Liên minh Châu Âu có nghĩa vụ nộp Tờ khai tóm tắt nhập khẩu (ENS). Trong trường hợp người vận chuyển không nắm giữ đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định pháp luật để lập ENS, các thông tin này phải được cung cấp bởi bên đang nắm giữ chúng (ví dụ: nhà nhập khẩu, người nhận hàng, hoặc đại lý giao nhận vận tải) – những bên chưa chia sẻ thông tin đó với người vận chuyển. Việc này sẽ giúp người vận chuyển có thể nộp một bản ENS hoàn chỉnh. Trong những tình huống như vậy, cần thiết lập thỏa thuận với các bên tham gia khác trong chuỗi cung ứng; thỏa thuận này quy định rằng mỗi bên sẽ nộp phần thông tin ENS tương ứng dựa trên dữ liệu mà họ đang nắm giữ.

Tờ khai tóm tắt khi nhập khẩu phải do người vận chuyển nộp. Tuy nhiên, tờ khai này cũng có thể được nộp bởi người nhập khẩu, người nhận hàng hoặc bất kỳ cá nhân nào có khả năng xuất trình hoặc đã xuất trình hàng hóa cho cơ quan hải quan (Điều 127(4) UCC).

Người khai báo cũng có trách nhiệm thực hiện các hành động và phản hồi đối với các yêu cầu xử lý rủi ro do cơ quan hải quan đưa ra trong quá trình đánh giá rủi ro trước khi xếp hàng lên phương tiện vận tải và/hoặc trước khi hàng đến.

2.3. Thời hạn khai báo ICS2

Phương thức vận tải	Thời hạn khai báo
Vận tải đường biển	Chậm nhất là 24 giờ trước khi xếp hàng hóa lên tàu vận chuyển hàng vào lãnh thổ hải quan EU
Vận tải hàng không	Muộn nhất là vào thời điểm máy bay cất cánh
Vận tải đường sắt	Chậm nhất là 2 giờ trước khi hàng hóa đến địa điểm thuộc thẩm quyền của cơ quan hải quan nơi hàng hóa nhập cảnh lần đầu
Vận tải đường bộ	Chậm nhất là 1 giờ trước khi hàng hóa đến địa điểm thuộc thẩm quyền của cơ quan hải quan nơi hàng hóa nhập cảnh lần đầu
Vận tải thủy nội địa	Chậm nhất là 2 giờ trước khi hàng hóa đến địa điểm thuộc thẩm quyền của cơ quan hải quan nơi hàng hóa nhập cảnh lần đầu
Vận tải đa phương thức	Thời hạn áp dụng là thời hạn dành cho phương tiện vận tải chủ động khi đi vào lãnh thổ hải quan của Liên minh

 

2.4. Các thông tin cần khai báo Tờ khai tóm tắt khi nhập khẩu (ENS) trong hệ thống ICS2

Tất cả các đơn vị kinh tế vận chuyển hàng hóa vào hoặc quá cảnh qua EU đều phải khai báo dữ liệu về an toàn và an ninh cho Hệ thống Kiểm soát Nhập khẩu 2 (ICS2) của EU thông qua Tờ khai tóm tắt khi nhập khẩu (ENS). Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, các đơn vị kinh tế phải tuân thủ nghiêm ngặt hướng dẫn khai báo ICS2. Theo đó, bên thực hiện khai báo ENS cần cung cấp dữ liệu chính xác và đầy đủ cho từng lô hàng.

Dữ liệu an ninh khai báo trước phải được gửi vào hệ thống ICS2 trước khi xếp hàng lên phương tiện vận chuyển; tại đây, dữ liệu sẽ được cơ quan chức năng của các quốc gia thành viên xem xét nhằm xác định các lô hàng có rủi ro cao và can thiệp tại thời điểm thích hợp nhất trong chuỗi cung ứng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho dòng lưu thông hàng hóa hợp pháp. Dựa trên kết quả đánh giá rủi ro này, các yêu cầu xử lý rủi ro có thể được đưa ra, trong đó yêu cầu người khai báo cung cấp thêm thông tin, thực hiện sàng lọc đối với hàng hóa và bưu phẩm có nguy cơ cao, hoặc không được xếp hàng lên phương tiện vận chuyển.

Để phục vụ khai báo ENS, người gửi hàng cần cung cấp những thông tin này cho các đơn vị vận chuyển, chẳng hạn như công ty giao nhận hoặc hãng tàu biển:

• Thông tin người gửi hàng
• Thông tin người nhận hàng
• Số EORI của người nhận hàng
• Mô tả hàng hóa
• Mã HS 6 chữ số
• Thông tin người bán
• Thông tin người mua
• Số EORI của người mua
• Số UN (nếu có, đối với hàng hóa nguy hiểm)

Để đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn, các nhà xuất khẩu sang EU cần cung cấp thông tin bắt buộc cho nhà cung cấp dịch vụ Logistics của họ. Các nhà nhập khẩu tại EU có thể hỗ trợ bằng cách chia sẻ mã số Đăng ký và Nhận diện Nhà điều hành Kinh tế (EORI) của mình với nhà cung cấp và bộ phận nhập khẩu của đơn vị Logistics.

Để tối ưu hóa quy trình này, các nhà cung cấp dịch vụ Logistics sẽ trực tiếp gửi dữ liệu cấp vận đơn thứ cấp (house-level data) lên hệ thống ICS2 trước khi bàn giao hàng hóa cho hãng vận chuyển; việc này được thực hiện thông qua kết nối trực tiếp với cơ quan chức năng EU nhằm đảm bảo chất lượng và tính toàn vẹn dữ liệu ở mức cao nhất. Kết quả mang lại là sự tuân thủ tốt hơn, giảm thiểu gián đoạn và chuỗi cung ứng an toàn hơn.

Người làm việc trong lĩnh vực ngành nghề Logistics cần nắm vững và cập nhật các quy định hiện hành về khai báo an ninh cho hàng hoá trong vận chuyển quốc tế nhằm đảm bảo các chuyến hàng được vận hành an toàn, thông suốt và giữ đúng lịch trình vận chuyển – giao nhận hàng hoá cho khách hàng.

ThS. Nguyễn Văn Hội - Giảng viên Khoa Kinh tế