Công nợ là một mảng nhỏ trong công việc của kế toán tổng hợp. Với những công ty có mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, thì kế toán tổng hợp kiêm luôn cả việc theo dõi công nợ, tuy nhiên với những doanh nghiệp có mô hình lớn thì phân hệ này sẽ được giao cho một cá nhân theo dõi.
Công việc của nhân viên kế toán công nợ là quản lý và theo dõi công nợ: Các khoản thu, chi, sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, các khoản phải trả...Bài viết liệt kê các công việc hàng ngày, tháng, quý, năm mà kế toán công nợ cần phải làm hy vọng sẽ giúp các bạn làm tốt công việc này và có kinh nghiệm trong việc quản lý công nợ.
Quản lý công nợ phải thu
Mục tiêu đảm bảo thu tiền đúng hạn, hạn chế nợ xấu
- Tiếp nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế, điều khoản thanh toán với khách hàng.
- Lập hóa đơn bán hàng, ghi nhận doanh thu đúng thời điểm.
- Theo dõi chi tiết từng khoản công nợ của khách hàng theo từng hợp đồng, đơn hàng.
- Cập nhật các khoản đã thu tiền, còn nợ hoặc quá hạn.
- Định kỳ đối chiếu công nợ với khách hàng (tháng/quý).
- Thực hiện nhắc nợ qua email, điện thoại hoặc văn bản.
- Đề xuất các biện pháp thu hồi công nợ khó đòi.
Quản lý công nợ phải trả
Mục tiêu: thanh toán đúng hạn, giữ uy tín với đối tác
- Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ từ nhà cung cấp.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ (hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận).
- Ghi nhận các khoản phải trả vào phân hệ tương ứng trên phần mềm.
- Lập kế hoạch thanh toán theo thời hạn hợp đồng.
- Thực hiện thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt…).
- Đối chiếu công nợ định kỳ với nhà cung cấp.
- Theo dõi chiết khấu thanh toán (nếu có).
Kiểm soát công nợ và quản trị rủi ro
- Theo dõi hạn thanh toán của từng khoản công nợ.
- Phân loại công nợ theo “tuổi nợ” (dưới 30 ngày, 30–60 ngày, trên 90 ngày…).
- Phát hiện sớm các khoản nợ có dấu hiệu rủi ro.
- Đề xuất trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Kiểm soát hạn mức tín dụng cho khách hàng.
Lập báo cáo công nợ
- Báo cáo công nợ phải thu – phải trả theo tuần/tháng/quý.
- Báo cáo chi tiết từng khách hàng, nhà cung cấp.
- Báo cáo tổng hợp phục vụ ban giám đốc.
- Phân tích biến động công nợ và dòng tiền.
Phối hợp với các bộ phận liên quan
- Làm việc với bộ phận kinh doanh để nắm tình hình bán hàng.
- Phối hợp với bộ phận mua hàng trong thanh toán nhà cung cấp.
- Làm việc với thủ quỹ, ngân hàng để kiểm tra dòng tiền.
- Hỗ trợ kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
Lưu trữ và quản lý chứng từ
- Sắp xếp, lưu trữ hóa đơn, hợp đồng, biên bản đối chiếu.
- Đảm bảo chứng từ đầy đủ, hợp lệ theo quy định.
- Cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.
Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý:
- Hỗ trợ lập báo cáo, kiểm kê và các phần hành kế toán khi cần
- Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh theo chỉ đạo của cấp trên
Kết luận:
Kế toán công nợ không chỉ đơn thuần là ghi chép số liệu mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo sự ổn định hoạt động của doanh nghiệp. Một kế toán công nợ giỏi sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi tiền nhanh, thanh toán hợp lý và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác.
Tóm lại kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dòng tiền ổn định, hạn chế rủi ro tài chính và giúp doanh nghiệp quản lý tốt các khoản thu – chi liên quan đến đối tác.
ThS. Võ Thị Hiền Nhi - Trưởng bộ môn Kế toán