1. Công việc của kế toán thanh toán
- Quản lý các khoản thu
+ Thực hiện nghiệp vụ thu tiền: của các cổ đông, thu hồi công nợ, nhận thu tiền của thu ngân hàng ngày.
+ Theo dõi công nợ của cổ đông, khách hàng, nhân viên và đôn đốc thu hồi nợ.
+ Theo dõi tiền gửi ngân hàng.
+ Quản lý và xác minh tính hợp pháp các chứng từ thu – chi.
+ Kiểm soát hoạt động của thu ngân.
- Theo dõi việc quản lý quỹ tiền mặt.
+ Lên kế hoạch thanh toán công nợ với nhà cung cấp định kỳ.
+ Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh toán tiền mặt, qua ngân hàng cho nhà cung cấp, đối tác như: Liên hệ đối chiếu công nợ, nhận hoá đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi…
+ Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như lương, thưởng, phụ cấp, thanh toán tạm ứng…
- Các công việc khác
+ Kết hợp với thủ quỹ thực hiện nghiệp vụ thu chi theo quy định.
+ In báo cáo tồn quỹ, tiền mặt hàng ngày.
+ Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ.
- Các công việc khác
+ Theo dõi và báo cáo quản lý các khoản thu – chi .
+ Lập các báo cáo, in chứng từ, sổ sách có liên quan trình cấp trên định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
+ Báo cáo tình hình công nợ với khách hàng, nhà cung cấp cho ban lãnh đạo.
+ Đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.
+ Giải trình số liệu khi có yêu cầu.
+ Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.
2. Một số sai sót thường gặp của kế toán thanh toán
2.1. Một số sai sót thường gặp của kế toán tiền mặt
- Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ kí của Giám đốc và thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.
- Biên bản kiểm kê có số tiền dư mà đến số lẻ điều này là không phù hợp. Ví dụ biên bản kiểm quỹ mà ghi 15.020.333 đồng là không phù hợp.
- Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực hiện đúng theo quy trình của doanh nghiệp.
- Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.
- Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Việc thanh toán như vậy pháp luật không cấm nhưng xét về mặt thuế dẫn tới rủi ro thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ.
- Hạch toán thu chi tiền mặt không đúng kì ví dụ tháng này chi tháng sau mới ghi sổ.
- Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.
- Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ (Tức làm giả biên bản kiểm quỹ).
- Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu thu, chi viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng chừng từ gốc kèm theo.
- Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.
- Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ.
- Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh.
- Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.
- Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.
- Chi quá định mức tiền mặt theo quy chế tài chính của doanh nghiệp nhưng không có quyết định hoặc phê duyệt của thủ trưởng đơn vị.
- Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá quy định vào thời điểm cuối năm.
2.2 Một số sai sót thường gặp của kế toán tiền gửi ngân hàng
- Hạch toán theo giấy báo Nợ, báo Có ngân hàng chưa kịp thời
- Chưa mở sổ theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng.
- Chưa đối chiếu số dư cuối kì với ngân hàng.
- Chênh lệch sổ sách kế toán với sổ phụ chi tiết từng ngân hàng, nhưng chưa điều chỉnh kịp thời mà phải qua kỳ sau điều chỉnh.
- Tên người nhận trên ủy nhiệm chi và tên đối tượng công nợ của các đơn vị không trùng nhau.
- Chưa đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm.
- Chưa hạch toán đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hoặc hạch toán lãi tiền gửi ngân hàng không khớp với sổ phụ ngân hàng.
ThS Nguyễn Thị Hiền Nhi - Giảng viên Khoa Kinh tế