Hướng dẫn lập báo cáo thuế thu nhập cá nhân hàng tháng/quý

25/12/2025

1. Cơ sở pháp lý và ý nghĩa của báo cáo thuế TNCN

Cơ sở pháp lý:

Luật Thuế TNCN số 04/2007/QH12 và các Luật sửa đổi, bổ sung.
Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định về quản lý thuế.
Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành quản lý thuế, trong đó ban hành mẫu 05/KK-TNCN – tờ khai khấu trừ thuế TNCN theo tháng/quý.
Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn cách xác định thuế TNCN.
Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định đăng ký thuế cho cá nhân.

Ý nghĩa của báo cáo thuế TNCN:

Đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế về nghĩa vụ kê khai, nộp thuế đúng thời hạn.
Phản ánh đúng số thuế đã khấu trừ từ tiền lương, tiền công của người lao động trong kỳ.
Là cơ sở để đối chiếu khi quyết toán thuế cuối năm, tránh sai sót dẫn đến truy thu hoặc bị phạt.
Giúp doanh nghiệp quản trị chi phí nhân sự hiệu quả và minh bạch.

2. Xác định kỳ kê khai: Tháng hay Quý

Việc khai thuế TNCN theo tháng hoặc quý được xác định theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

- Thuế TNCN khai theo tháng

Thuế thu nhập cá nhân khai theo tháng, trừ trường hợp người nộp thuế đáp ứng các tiêu chí theo quy định tại Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP thì được lựa chọn khai theo quý.

- Thuế TNCN khai theo quý

Khai thuế giá trị gia tăng theo quý áp dụng đối với: Người nộp thuế thuộc diện khai thuế giá trị gia tăng theo tháng được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định này nếu có tổng doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống thì được khai thuế giá trị gia tăng theo quý. Doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được xác định là tổng doanh thu trên các tờ khai thuế giá trị gia tăng của các kỳ tính thuế trong năm dương lịch.
Trường hợp người nộp thuế thực hiện khai thuế tập trung tại trụ sở chính cho đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh thì doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm cả doanh thu của đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh.
Trường hợp người nộp thuế mới bắt đầu hoạt động, kinh doanh thì được lựa chọn khai thuế giá trị gia tăng theo quý. Sau khi sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch liền kề tiếp theo năm đã đủ 12 tháng sẽ căn cứ theo mức doanh thu của năm dương lịch trước liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo kỳ tính thuế tháng hoặc quý.
Việc khai thuế theo quý được xác định một lần kể từ quý đầu tiên phát sinh nghĩa vụ khai thuế và được áp dụng ổn định trong cả năm dương lịch.

3. Chuẩn bị trước khi lập báo cáo thuế TNCN

Kế toán cần chuẩn bị:

Danh sách nhân viên.
Bảng chấm công.
Bảng lương của kỳ kê khai.
Một số hồ sơ khác như Hợp đồng lao động, hồ sơ người phụ thuộc, hồ sơ NLĐ…
Số liệu thuế TNCN đã khấu trừ và đã nộp trong kỳ.
Chữ ký số còn hiệu lực để nộp tờ khai.

4. Các bước lập tờ khai thuế TNCN trong phần mềm HTKK

4.1. Mở phần mềm và chọn tờ khai

Khởi động HTKK → Nhập mã số thuế doanh nghiệp → “Đồng ý”.

Điền các chỉ tiêu: tên doanh nghiệp, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý → Ghi.

4.2. Nhập thông tin chung

Chọn Thuế Thu nhập cá nhân/Chọn Tờ khai khấu trừ thuế TNCN mẫu 05KK-TNCN theo TT80/2021, chọn loại tờ khai (lần đầu/bổ sung), kỳ tính thuế → Đồng ý.

4.3. Nhập dữ liệu trên tờ khai

Chỉ tiêu [16] Tổng số người lao động: là tổng số cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp trả trong kỳ (quý, tháng).
Chỉ tiêu [17] Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động: là tổng số cá nhân cư trú có ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp từ 3 tháng trở lên mà doanh nghiệp đã trả thu nhập trong kỳ tính thuế.
Chỉ tiêu [18] Tổng số cá nhân đã khấu trừ thuế: 18 = 19 + 20
Chỉ tiêu [19] Cá nhân cư trú: là số cá nhân cư trú có mặt tại việt nam 183 ngày trở lên tính trong năm dương lịch và có nơi ở thường xuyên theo quy định của pháp luật về cư trú mà doanh nghiệp đã trả thu nhập đã khấu trừ thuế.
Chỉ tiêu [20] Cá nhân không cư trú: là số cá nhân không đáp ứng đủ điều kiện cá nhân cư trú mà doanh nghiệp đã trả thu nhập đã khấu trừ thuế.
Chỉ tiêu [21] Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trả cho cá nhân: khoản mục [21] = [22] + [23].
Chỉ tiêu [22] Cá nhân cư trú: là tổng các khoản thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân cư trú trong kỳ tính thuế;
Chỉ tiêu [23] Cá nhân không cư trú: là tổng các khoản thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân không cư trú trong kỳ tính thuế.
Chỉ tiêu [24] Tổng thu nhập chịu thuế từ tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động: Là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.
Chỉ tiêu [25] Tổng thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí: Kê khai Tổng thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí (nếu có phát sinh).
Chỉ tiêu [26]Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế: Chỉ tiêu [26] = [27]+[28].
Chỉ tiêu [27] Cá nhân cư trú: Là các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã trả cho cá nhân cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế theo trong kỳ.
Chỉ tiêu [28] Cá nhân không cư trú: Là các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã trả cho cá nhân không cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế trong kỳ.
Chỉ tiêu [29] Tổng số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Chỉ tiêu [29] = [30] + [31].
Chỉ tiêu [30] Cá nhân cư trú: Là số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của các cá nhân cư trú trong kỳ.
Chỉ tiêu [31] Cá nhân không cư trú: Là số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của các cá nhân không cư trú trong kỳ.
Chỉ tiêu [32] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trên tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động: Là tổng số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ trên khoản tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động. Chỉ tiêu [32] = [24] x 10%.

4.4. Kiểm tra lỗi và kết xuất

Chọn “Kiểm tra” → phần mềm rà lỗi nhập liệu → “Kết xuất XML” để nộp qua thuedientu.gdt.gov.vn hoặc xuất excel để lưu nội bộ.

5. Nộp tờ khai và lưu trữ hồ sơ

- Đăng nhập https://thuedientu.gdt.gov.vn → Nộp tờ khai → tải file XML → ký điện tử bằng USB Token.

Lưu ý: Hiện nay, dịch vụ công thuế nhà nước đang được triển khai rộng rãi và là hệ thống được cơ quan thuế khuyến khích người nộp thuế thực hiện các thủ tục hành chính về thuế với cơ quan thuế, tương lai sẽ thay thế hoàn toàn hệ thống thuế điện tử và các nền tảng cũ.

Link đăng nhập: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin

- Lưu trữ hồ sơ: bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động, hồ sơ NLĐ, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc của NLĐ.

- Tải thông báo tiếp nhận và thông báo chấp nhận cho tờ khai đã nộp.

- Nộp thuế TNCN (nếu kỳ kê khai phát sinh khoản phải nộp).

6. Lưu ý về phụ lục phân bổ thuế TNCN

Nếu doanh nghiệp có chi nhánh khác tỉnh thì phải phân bổ số thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho các chi nhánh theo dữ liệu lao động thực tế đang làm việc ở từng chi nhánh.

Tại màn hình Chọn kỳ kê khai, chọn kèm Phụ lục phân bổ thuế thu nhập cá nhân mẫu 05-1/PBT-KK-TNCN.

Điền thông tin của các chi nhánh và trụ sở chính, điền chi tiết các cột số liệu theo bảng lương chi tiết của từng chi nhánh.

7. Kết luận

Lập báo cáo thuế TNCN đúng hạn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và phản ánh hiệu quả công việc kê khai, nộp thuế của DN.

Kế toán viên cần nắm vững các quy định về khai nộp thuế TNCN, sử dụng phần mềm HTKK đúng chuẩn, và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong kê khai, nộp thuế TNCN.

ThS. Phạm Thị Hoàng - Giảng viên Khoa Kinh tế

Tin tức khác