1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là gì?
Quyết toán thuế TNCN là thủ tục để tổng hợp, đối chiếu số thu nhập chịu thuế, thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ trong năm với số thuế thực tế phải nộp, từ đó:
- Xác định số thuế còn phải nộp thêm (nếu thiếu).
- Hoàn thuế (nếu nộp thừa) hoặc bù trừ vào kỳ sau theo quy định.
Với doanh nghiệp là tổ chức trả thu nhập, nghĩa vụ này bắt buộc thực hiện khi doanh nghiệp trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động trong năm.
2. Ai phải lập tờ khai quyết toán thuế TNCN?
Tổ chức trả thu nhập phải lập tờ khai quyết toán thuế TNCN để khai trả thu nhập cho toàn bộ người lao động (NLĐ) có phát sinh thu nhập tại doanh nghiệp trong năm.
3. Mẫu tờ khai & tài liệu cần chuẩn bị
Để lập tờ khai quyết toán TNCN năm, doanh nghiệp phải chuẩn bị:
- Mẫu 05/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021).
- Các chứng từ, tài liệu kèm theo bao gồm:
Bảng lương tổng hợp cả năm.
Bảng kê tổng thu nhập trong năm của từng lao động bao gồm các thông tin: tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm xã hội người lao động đã trừ, số thuế TNCN đã khấu trừ, số tiền giảm trừ gia cảnh trong năm, thông tin NLĐ và thông tin người phụ thuộc của NLĐ.
4. Các bước lập tờ khai quyết toán thuế TNCN
Bước 1: Tổng hợp bảng lương cả năm theo từng lao động.
Bước 2: Phân loại những người đã ủy quyền doanh nghiệp quyết toán thay và những người tự quyết toán.
Bước 3: Nhập số liệu vào mẫu tờ khai trên HTKK
Mở HTKK/Nhập thông tin doanh nghiệp (MST, tên, địa chỉ…)
Từ menu chức năng “Kê khai/Thuế thu nhập cá nhân” chọn “05/QTT-TNCN Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021).
- Trường hợp quyết toán bao gồm:
+ QT định kỳ
+ Giải thể, phá sản
+ Chuyển đổi loại hình (đối với trường hợp CPH) + Chấm dứt hoạt động
+ Tổ chức lại doanh nghiệp
- Hiệu lực: Hiệu lực theo kỳ tính thuế, áp dụng đối với kỳ tính thuế từ năm 2021.
- CQT nộp tờ khai: CQT quản lý NNT
- Chọn “Tờ khai lần đầu”, sau đó nhấn vào nút lệnh “Đồng ý” để hiển thị ra tờ khai Quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công với hộp chọn “Chính thức” được đánh dấu “X”.
- Nhập số liệu vào tờ khai lần đầu mẫu 05/QTT (TT80/2021), chi tiết như sau:
1/ Tờ khai
.jpg)
Chỉ tiêu 16: số người lao động có trả thu nhập trong năm.
Chỉ tiêu 17: số người lao động cư trú có hợp đồng lao động trong năm.
Các chỉ tiêu khác phần mềm tự tính toán dựa trên thông tin khai báo ở các phụ lục.
2/ Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN
.jpg)
Nhập thông tin người nộp thuế (NNT) bao gồm: Họ tên, MST, số căn cước công dân (hoặc hộ chiếu) của NNT.
Nhập thông tin về thu nhập và các khoản giảm trừ: thu nhập chịu thuế, bảo hiểm xã hội, giảm trừ gia cảnh.
Phần mềm tính toán các chỉ tiêu khác và số thuế nộp thiếu/thừa.
3/ Phụ lục Bảng kê 05-2/BK-QTT-TNCN
.jpg)
Nhập Họ tên, MST của NNT, số căn cước công dân hoặc hộ chiếu (người nước ngoài), thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ của NNT trong năm.
4/ Phụ lục Bảng kê 05-3/QTT-TNCN
.jpg)
Nhập thông tin người nộp thuế (người lao động) bao gồm tên, mã số thuế; thông tin của từng người phụ thuộc của người nộp thuế bao gồm tên NPT, MST, số CCCD, mối quan hệ với NNT; thời gian tính giảm trừ gia cảnh tại doanh nghiệp.
Bước 4: Nộp tờ khai cho cơ quan thuế
- Đăng nhập https://thuedientu.gdt.gov.vn → Nộp tờ khai → tải file XML → ký điện tử bằng USB Token.
Lưu ý: Hiện nay, dịch vụ công thuế nhà nước đang được triển khai rộng rãi và là hệ thống được cơ quan thuế khuyến khích người nộp thuế thực hiện các thủ tục hành chính về thuế với cơ quan thuế, tương lai sẽ thay thế hoàn toàn hệ thống thuế điện tử và các nền tảng cũ.
Link đăng nhập: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin
.jpg)
- Lưu trữ hồ sơ: bảng chấm công, bảng lương, bảng tổng hợp tiền lương năm, hợp đồng lao động, hồ sơ NLĐ, hồ sơ người phụ thuộc của NLĐ.
- Tải thông báo tiếp nhận và thông báo chấp nhận cho tờ khai đã nộp.
- Nộp thuế TNCN (nếu phát sinh khoản phải nộp thêm hoặc bù trừ cho kỳ sau nếu còn thừa).
- Hoàn thuế cho NLĐ nộp thừa trong năm.
5. Thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế quy định thời gian khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN như sau:
“Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm”.
Như vậy, thời gian nộp tờ khai thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập là thời gian nộp hồ sơ khai thuế quyết toán thuế: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Lưu ý: Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định của Bộ luật Dân sự.
6. Tổng kết
Việc lập tờ khai quyết toán thuế TNCN không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là cơ hội rà soát lại số thuế đã khấu trừ, giúp tránh rủi ro phạt chậm nộp và đảm bảo quyền lợi của người lao động.
ThS. Phạm Thị Hoàng - Giảng viên Khoa Kinh tế