Hướng dẫn xuất hóa đơn, kê khai thuế và hạch toán kế toán đối với hàng biếu tặng

Chính vì vậy, nắm rõ cách xuất hóa đơn, kê khai thuế và hạch toán hàng biếu tặng là yêu cầu quan trọng, giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hóa quyền lợi về thuế.

1. Xuất hóa đơn hàng biếu tặng

Căn cứ pháp lý: Nghị định 70/2023/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn về hóa đơn, thuế GTGT hiện hành.

Khi xuất hàng biếu tặng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng như đối với hàng hóa bán ra.

“Trường hợp khuyến mại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thương mại; cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật thì được lập hóa đơn tổng giá trị khuyến mại, cho, biếu, tặng kèm theo danh sách khuyến mại, cho, biếu, tặng. Tổ chức lưu giữ hồ sơ có liên quan về chương trình khuyến mại, cho, biếu, tặng và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, dịch vụ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.” Theo điểm b khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025.

Hóa đơn phải kèm theo bảng kê chi tiết, trong đó thể hiện:

• Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán.
• Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thuế suất và tiền thuế GTGT (nếu doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ).
• Giá tính thuế trên hóa đơn đầu ra được xác định bằng giá mua vào hoặc giá thành sản xuất.

2. Kê khai thuế GTGT

Hàng biếu tặng phải kê khai thuế GTGT đầu ra tương tự hàng bán ra thông thường.

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện (có hóa đơn hợp pháp, thanh toán không dùng tiền mặt...).

3. Hạch toán kế toán

Trường hợp 1: Hàng biếu tặng mua về nhập kho, sau đó xuất kho biếu tặng khách hàng, nhà cung cấp…

- Khi mua hàng biếu tặng (căn cứ hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng):

Nợ TK 152, 156, …: Giá mua chưa thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có)

          Có TK 331, 111, 112: Giá thanh toán

- Xuất kho hàng biếu tặng:

Nợ TK 641 - Giá xuất kho (theo giá mua vào chưa VAT)

          Có TK 152, 156…-

- Ghi nhận thuế GTGT đầu ra phải nộp (không ghi nhận doanh thu):

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp.

Trường hợp 2: Hàng hóa mua về không qua kho, biếu tặng trực tiếp:

- Hạch toán hóa đơn mua hàng:

Nợ TK 641: Giá mua chưa thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có)

          Có TK 331, 111, 112: Giá thanh toán

- Ghi nhận thuế GTGT đầu ra phải nộp (không ghi nhận doanh thu):

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp.

4. Kê khai thuế TNDN

Chi phí hàng biếu tặng phục vụ sản xuất kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Phần thuế GTGT đầu ra phải nộp không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

5. Nhận hàng biếu tặng từ bên khác

- Trường hợp kèm điều kiện mua hàng: ghi giảm giá gốc hàng hóa, dịch vụ mua vào.

Kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK 156: Tổng giá trị hàng hoá mua vào

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

          Có các TK liên quan (331, 111, 112)

- Trường hợp không kèm điều kiện (quà tặng, quà tết, bánh trung thu...): hạch toán vào thu nhập khác (TK 711). Thuế GTGT đầu vào (nếu có) không được khấu trừ.

Nợ 156, 641…: Tổng giá thanh toán của hàng tặng

          Có 711: Thu nhập khác

Kết luận

Việc biếu tặng hàng hóa mang lại nhiều giá trị trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhưng đồng thời cũng đặt ra những yêu cầu khắt khe về chứng từ và hạch toán. Doanh nghiệp cần:

• Lập hóa đơn, bảng kê đầy đủ.
• Kê khai đầy đủ, chính xác thuế GTGT đầu ra.
• Hạch toán đúng quy định để được tính chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Thực hiện đúng sẽ giúp doanh nghiệp vừa tri ân đối tác, khách hàng hiệu quả, vừa an tâm về nghĩa vụ thuế và tài chính.

Ths. Phạm Thị Hoàng – Giảng viên Khoa Kinh tế