Kỹ năng giao tiếp: Chìa khóa thành công trong thời đại 4.0

Năng lực chuyên môn giỏi chưa đủ để một người có thể phát triển sự nghiệp và thăng tiến. Điều tạo nên sự khác biệt giữa người thành công và người bình thường chính là kỹ năng giao tiếp – khả năng truyền đạt, lắng nghe, thấu hiểu và tạo ảnh hưởng tới người khác.

Kỹ năng giao tiếp giúp bạn truyền tải thông tin hiệu quả và làm cầu nối gắn kết mối quan hệ giữa mọi người. Nếu có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống. Vậy vai trò của kỹ năng giao tiếp là gì? Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp như thế nào?

Vai trò của kỹ năng giao tiếp: Một người sở hữu được kỹ năng giao tiếp tốt, hiệu quả sẽ có được rất nhiều lợi ích, từ đó đạt nhiều thành công trong công việc. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp được thể hiện qua các lợi ích sau:

1. Phát triển sự nghiệp cá nhân

- Tạo sự chuyên nghiệp và tự tin: Giao tiếp khéo léo giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tự tin trong mọi tình huống, từ các cuộc họp cho đến thuyết trình trước đám đông. Kỹ năng giao tiếp tạo nên tính chuyên nghiệp và sự tự tin hơn trong nhiều tình huống khác nhau. Khi bạn truyền đạt thông tin rõ ràng với ngữ điệu tự tin có thể tránh được những tranh cãi và hiểu lầm không cần thiết.

- Nâng Cao Thương Hiệu Cá Nhân: Khả năng giao tiếp tốt giúp bạn để lại ấn tượng sâu sắc, từ đó nâng cao giá trị của bạn đối với tổ chức và mọi người xung quanh. Từ đó xây dựng được thương hiệu cá nhân mạnh mẽ, làm bạn trở nên nổi bật và có được tôn trọng trong vòng tròn chuyên nghiệp của mình.

- Tăng cơ hội thăng tiến: Những người có kỹ năng giao tiếp tốt thường được đánh giá cao và có nhiều cơ hội để phát triển sự nghiệp, đảm nhận các vị trí cao hơn.

- Thu nhập tốt hơn: Trong các lĩnh vực ngành nghề như bán hàng, quảng cáo, kinh doanh, Marketing, giáo dục, pháp luật,... kỹ năng giao tiếp tốt hỗ trợ thuyết phục khách hàng, xây dựng mối quan hệ, từ đó giúp tăng doanh số bán hàng, doanh thu và lợi nhuận.

Trong các công việc quản lý, kỹ năng giao tiếp tốt giúp một cá nhân có thể lãnh đạo, hướng dẫn, phát triển đội ngũ nhân viên, xây dựng môi trường làm việc tích cực. Từ đó giúp tăng năng suất làm việc và đưa ra các quyết định quan trọng một cách chính xác.

- Đàm phán và thương lượng hiệu quả: Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong quá trình đàm phán và thương lượng. Việc thể hiện ý kiến một cách rõ ràng, lắng nghe và hiểu đối tác, xây dựng mối quan hệ tốt, truyền đạt thông tin chính xác và giải quyết xung đột khéo léo đều phụ thuộc vào kỹ năng giao tiếp. Khả năng tạo sự thấu hiểu và đồng tình thông qua giao tiếp giúp tạo nên sự hiệu quả và thành công trong quá trình thương lượng.

2. Xây dựng và duy trì các mối quan hệ: Trong công việc, kỹ năng giao tiếp tốt giúp một cá nhân xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng. Đồng thời thể hiện lòng tôn trọng và quan tâm đến họ, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác lâu dài. Người có kỹ năng giao tiếp tốt trong công việc thường có khả năng diễn đạt suy nghĩ, ý tưởng và cảm xúc rõ ràng và hiệu quả, cũng như khả năng nghe, hiểu và tôn trọng quan điểm của người khác, giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người.

- Kết nối với đồng nghiệp: Giao tiếp hiệu quả giúp bạn tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, thân thiện.

- Gắn kết đội nhóm: Trong môi trường làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp giúp các thành viên trao đổi ý tưởng, giải quyết xung đột và làm việc ăn ý hơn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc chung.

- Quan hệ với cấp trên và khách hàng: Giao tiếp tự tin, chuyên nghiệp giúp bạn xây dựng lòng tin với cấp trên và khách hàng, tạo lợi thế trong các cuộc đàm phán, thương lượng.

3. Nâng cao hiệu suất công việc:

- Truyền đạt thông tin hiệu quả: Kỹ năng giao tiếp giúp bạn truyền tải thông điệp rõ ràng, dễ hiểu, tránh những sai sót và hiểu lầm không cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc nhóm, giúp mọi người nắm bắt đúng mục tiêu và tiến độ dự án.

- Tăng năng suất: Khi việc trao đổi thông suốt, quy trình làm việc sẽ trôi chảy và hiệu quả hơn, từ đó nâng cao năng suất tổng thể.

- Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Khi có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn có thể lắng nghe, đặt câu hỏi đúng trọng tâm để làm rõ vấn đề, từ đó tìm ra giải pháp hiệu quả một cách nhanh chóng. 

- Cải thiện làm việc nhóm: Giao tiếp tốt giúp mọi người dễ dàng trao đổi ý tưởng, phối hợp và giải quyết các vấn đề chung một cách hiệu quả.

Thông qua quá trình thảo luận, trao đổi thông tin trong nhóm, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ ý kiến, quan điểm của nhau, từ đó có cách giải quyết vấn đề tốt nhất.

4. Xử lý xung đột và phản hồi:

- Quản lý xung đột: Giao tiếp là công cụ hữu hiệu để giải quyết các mâu thuẫn một cách ôn hòa và xây dựng, giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong công việc.

- Tiếp nhận và đưa ra phản hồi: Kỹ năng này giúp bạn tiếp thu những ý kiến đóng góp một cách tích cực và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, giúp bản thân và đồng nghiệp cùng tiến bộ.

Rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

1. Lắng nghe, tập trung

Khi giao tiếp, nếu bạn lắng nghe và tập trung vào những gì đối phương nói, bạn sẽ hiểu rõ hơn về suy nghĩ,quan điểm và cảm xúc của họ. Đồng thời, bằng cách lắng nghe, bạn cũng thể hiện sự tôn trọng khiến đối phương chia sẻ với bạn nhiều hơn.

2.Dùng ngôn ngữ cơ thể

Bạn có thể truyền tải thông điệp một cách rõ ràng hơn khi kết hợp ngôn ngữ cơ thể trong kỹ năng giao tiếp, qua đó thể hiện sự chuyên nghiệp, tự tin, nhất là trong giao tiếp với khách hàng.

Ngôn ngữ cơ thể bao gồm từ ánh mắt, cử chỉ, biểu cảm trên khuôn mặt,... cho đến giọng điệu thân thiện, rõ ràng, phù hợp hoàn cảnh sẽ giúp việc giao tiếp trở nên hiệu quả.

3. Sử dụng ánh mắt: Khi bạn lắng nghe đối phương, việc nhìn vào mắt của đối phương khi đang giao tiếp cho thấy sự quan tâm, tôn trọng của bạn, đồng thời giúp tăng tính tương tác. Sử dụng ánh mắt hiệu quả sẽ tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả, tăng độ tin cậy, uy tín với mọi người.

4. Dùng giọng điệu quyết đoán: Bạn sẽ truyền đạt thông tin một cách rõ ràng hơn khi giao tiếp với giọng điệu tự tin, quyết đoán. Nên tránh dùng những từ ngữ như “ừm, à, hmm” trong khi giao tiếp. Đồng thời, bạn chú ý ngắt nghỉ đúng chỗ trong khi giao tiếp để đối phương kịp hiểu ý bạn đang truyền đạt.

5. Sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu: Khi bạn nói lắp bắp, ấp úng nghĩa là bạn không tự tin, điều này khiến đối phương cảm thấy mệt mỏi, khó chịu và không muốn giao tiếp. Do đó, hãy rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng cách dùng những ngôn từ dễ hiểu, rõ ràng thông qua việc luyện nói trước gương, học từ qua đọc sách, tích lũy kiến thức, kỹ năng sống,...

6. Điều khiển cảm xúc: Trong môi trường công việc, chúng ta thường đối mặt với một số vấn đề như tranh cãi hay bất đồng quan điểm với đồng nghiệp. Lúc này, việc kiểm soát, điều khiến cảm xúc sẽ giúp bạn kiềm chế cơn giận, sự mất bình tĩnh và tránh gây ra sự hiểu nhầm, bất hòa hoặc các tình huống khó xử khác.

Ths. Ngô Trọng Minh – Phó Trưởng Khoa Đại Cương