.jpg)
A. Lựa chọn phần mềm:
Khi lựa chọn phần mềm cần lưu ý:
+ Xác định nhu cầu doanh nghiệp về phần mềm kế toán;
+ Tìm kiếm trên Google top 10 phần mềm kế toán Việt Nam hoặc nước ngoài, tìm hiểu và xem xét đánh giá điểm cho từng tiêu chí lựa chọn.
+ Xem thêm các nhận xét, góp ý của bạn bè hay khách hàng khác cùng lĩnh vực, quy mô: Để xem các khách hàng khác có đang sử dụng tốt không, họ đánh giá thế nào về phần mềm.\
+ Dùng thử miễn phí để đánh giá: Dùng thử 1 vài tuần sẽ giúp bạn đánh giá chính xác được hiệu quả phần mềm, độ phù hợp với doanh nghiệp.
+ Tìm hiểu dịch vụ sau bán hàng: Một trong những tiêu chí khi mua phần mềm kế toán mà bạn nên quan tâm đó là dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau bán. Ngoài nghiệp vụ về phần mềm kế toán, đơn vị cung cấp phần mềm phải thực sự am hiểu về nghiệp vụ hạch toán kế toán để giúp người sử dụng có thể thao tác dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến việc các đơn vị cung cấp phần mềm có sẵn sàng hỗ trợ những thời điểm ngoài giờ và ngày nghỉ không để thuận lợi cho người mua phần mềm.
+ Có thể chỉnh sửa theo yêu cầu: Đối với một số doanh nghiệp đặc thù, việc phần mềm kế toán không đáp ứng được các nghiệp vụ này sẽ gây ảnh hưởng rất lớn trong quá trình sử dụng. Nếu sau đó mới bắt đầu đổi sang phần mềm khác thì vừa tốn chi phí của doanh nghiệp, vừa tốn thời gian tìm hiểu một phần mềm mới.
+ Sử dụng online: Dữ liệu kế toán cần được đồng bộ tức thời để giúp các bộ phận có thể kết nối với nhau một cách dễ dàng và chặt chẽ, tránh được tình trạng chậm trễ về mặt thông tin, tiêu biểu như giữa kế toán nội bộ và kế toán thuế.
+ Lựa chọn phần mềm kế toán có khả năng tích hợp, mở rộng linh hoạt: Phần mềm phải thật sự linh động có thể kết nối được với nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hiện nay. Như vậy, người sử dụng phần mềm mới dễ dàng lựa chọn được đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng và phù hợp. Ngoài ra, cũng cần xem xét thêm về khả năng kết nối với các ứng dụng, hệ thống khác như: Chữ ký số, hợp đồng điện tử, lấy hóa đơn đầu vào từ Tổng cục Thuế…Trên đây là một số ý kiến về việc lựa chọn phần mềm kế toán để các doanh nghiệp có thể tham khảo và đưa ra quyết định phù hợp nhất.
+ Cuối cùng lựa chọn phù hợp với nhu cầu, tài chính của doanh nghiệp.
.jpg)
B. Làm kế toán trên phần mềm cần chuẩn bị những vấn đề sau:
1. Cài đặt phần mềm kế toán
2. Mua bản quyền phần mềm
3. Tạo dữ liệu kế toán
4. Thiết kế ban đầu cho phần mềm
+ Chuẩn bị danh mục tài khoản mà công ty sử dụng
+ Chuẩn bị các danh mục đã được mã hóa dễ dàng phục vụ cho việc quản lý: tùy theo mỗi công ty mà cách thức quản lý khác nhau nên sẽ tạo ra nhiều danh mục quản lý theo yêu cầu
- Danh mục mã phòng ban
- Danh mục mã hàng hóa, mã thành phẩm, mã nguyên vật liệu, mã công cụ dụng cụ
- Danh mục mã nhà cung cấp, mã khách hàng, mã nhân viên
- Danh mục mã tài khoản ngân hàng
- Danh mục mã tài sản cố định
- Danh mục mã chi phí trả trước
- Danh mục mã tập hợp chi phí
- ……
5. Chuẩn bị số dư ban đầu của các tài khoản từ loại 1 đến loại 4 gồm số dư của các sổ cái và số dư chi tiết theo từng đối tượng, theo từng mặt hàng.
6. Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm cũng như thống nhất cách thức hạch toán kế toán (tức là một nghiệp vụ xảy ra thì ai sẽ hạch toán kế toán vì một nghiệp vụ xảy ra có thể ảnh hưởng đến nhiều kế toán viên). Cũng như cách lưu chứng từ khi hoàn thành nghiệp vụ.
7. Phân quyền người sử dụng phần quyền: Tức ai phụ trách phần hành kế toán nào thì chỉ được quyền xem và sửa phần hành của mình mà thôi. Không được vào phân hệ khác để xem và sửa. Nếu có thể chỉ được quyền xem mà không được quyền sửa. Chỉ có kế toán trưởng là người được quyền xem toàn phần hành của các kế toán làm để kịp thời hỗ trợ và xử lý.
Tác giả: ThS. Võ Thị Hiền Nhi- Trưởng bộ môn Kế toán