Cách viết email xin việc gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Email xin việc là gì? Email xin việc khác gì thư xin việc?

Email xin việc là phần nội dung mà ứng viên sẽ viết trực tiếp trên khung văn bản của email. Email này sẽ được đính kèm cùng với các giấy tờ của bộ hồ sơ xin việc để gửi đến nhà tuyển dụng.

Với nội dung email này, ứng viên không cần viết lại quá nhiều thông tin bởi nó đã có trong hồ sơ xin việc rồi. Thay vào đó, ứng viên chỉ cần viết ngắn gọn, rõ ràng với những thông tin nổi bật nhất nhằm thu hút nhà tuyển dụng, đưa họ đến với việc xem xét kỹ lưỡng hồ sơ xin việc của mình.

Bên cạnh đó, ứng viên cũng cần phân biệt rõ giữa email xin việc và thư xin việc (Cover Letter). Rất nhiều người lầm tưởng chúng là một nhưng không phải. Email xin việc là nội dung được viết trong mail, giới thiệu qua về bản thân và vị trí ứng tuyển. Còn thư xin việc là một file đính kèm với bộ hồ sơ xin việc.

Cách viết từng phần trong email xin việc chuẩn

Viết email xin việc không phải là một việc quá phức tạp, nhưng để có được chiếc email chuyên nghiệp thì không phải sinh viên nào cũng biết. Hình thức của email cũng là một trong những yếu tố để nhà tuyển dụng đánh giá rằng ứng viên có chuyên nghiệp hay không? Hãy cùng ITC tìm hiểu nhé!

Địa chỉ và tên email hiển thị: Không nên sử dụng tên email đáng yêu hay quá trẻ con hoặc tên mail quá dài. Email xin việc nên thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của ứng viên. Tên email nên để ngắn gọn gồm họ tên và một số ký tự khác để không bị trùng như nguyenlinh95@gmail.com, hatrangnguyen00@gmail.com, ...

Chữ ký email: Khi đã có địa chỉ email ưng ý, việc thiết lập chữ ký email cũng rất cần thiết. Chữ ký mail bao gồm họ tên, địa chỉ nơi ở, địa chỉ email, số điện thoại, trang mạng xã hội (nếu có). Điều này vừa góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp vừa để nhà tuyển dụng có thêm thông tin để dễ dàng liên hệ với ứng viên trong trường hợp có vấn đề phát sinh.

Tiêu đề email: Phần này được chia làm hai loại có yêu cầu cụ thể và không có yêu cầu. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu cụ thể về tiêu đề email xin việc theo mẫu chỉ định thì ứng viên thực hiện đúng như yêu cầu. Điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn.

Nếu họ không yêu cầu cụ thể về tiêu đề email xin việc, ứng viên có thể tự mình sáng tạo nhưng phải đảm bảo ngắn gọn với tên, vị trí ứng tuyển. Không nên viết dài dòng hay đan xen cảm xúc.

Phần mở đầu email: Mở đầu email bằng cụm từ “Kính gửi…” sẽ là cách tốt nhất để thể hiện sự tôn trọng dành cho nhà tuyển dụng. Không nên sử dụng “Gửi…” hay “Chào anh/ chị…” sẽ gây mất cảm tình với nhà tuyển dụng.

Nếu biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng, ứng viên có thể soạn “Kính gửi + Ms/Mr + Tên + chức vụ của họ” để mở đầu email.  Còn không biết cụ thể người nhận, ứng viên nên viết là “Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên công ty”.

Nội dung chính: Nội dung chủ yếu của email xin việc nên bao gồm những vấn đề sau:

Câu 1: Thông tin cơ bản về bản thân: Tên đầy đủ, nơi đang học hoặc vị trí từng công tác,…

Câu 2: Mục đích gửi email để ứng tuyển cho vị trí nào, được đăng tải trên đâu (nơi bạn biết đến thông tin tuyển dụng).

Câu 3: Tóm tắt ngắn gọn kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà ứng viên cho là phù hợp nhất với công việc ứng tuyển.

Câu 4: Giới thiệu về hồ sơ đính kèm.

Phần kết email: Kết thúc email đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem email ứng tuyển. Đồng thời, thể hiện sự mong chờ lời hồi âm từ nhà tuyển dụng.

Hãy đọc thật kỹ nội dung email xin việc trước khi gửi đi. Đây là bước rất quan trọng, quyết định đến cơ hội việc làm của bản thân trong tương lai. Ngoài ra khi nhập địa chỉ email của nhà tuyển dụng nên thận trọng, tránh gõ sai tên người nhận hay vô tình gửi đi cho quá nhiều người.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây các bạn có thể áp dụng để xin việc hiệu quả, gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Trung tâm Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp