- Không kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm 31/12 năm tài chính cũng như không kiểm kê định kỳ hay kiểm kê đột xuất (Thủ tục kiểm kê là thủ tục quan trọng nhất của người làm kế toán theo dõi hàng tồn kho).
- Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để chứng minh việc nhập hàng tồn kho là có thực.
- Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho (Có những khoản phải ghi vào giá gốc nhưng kế toán lại ghi thẳng vào chi phí thường là những khoản chi phí liên quan trực tiếp đến hàng tồn kho để đưa hàng tồn kho vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, sẵn sàng sản xuất như phí vận chuyển, chi phí bốc xếp…).
- Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: (Ví dụ: Thu mua hàng nông sản mà không lập bảng kê theo quy định của thuế TNDN. Những khoản mua hàng có hóa đơn từ 5 triệu trở lên nhưng không chuyển khoản mà thanh toán bằng tiền mặt).
- Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán kho về mặt sổ sách để phát hiện chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.
- Chênh lệch kiểm kê giữa thực tế với sổ kế toán. Chênh lệch giữa sổ chi tiết và sổ cái của hàng tồn kho với Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn bị âm kho của từng mặt hàng. Lý do là chưa nhập hàng mà đã xuất kho…Hoặc có thể xuất sai mã hàng do kế toán không cẩn thận hoặc có thể xuất bán hóa đơn cho khách hàng để lấy tiền dù hàng hóa xuất trên hóa đơn là công ty không có nhập kho.
- Xảy ra trường hợp là hàng tồn kho trên sổ còn nhiều nhưng thực tế không còn (Trường hợp này có thể là bán hàng mà không xuất hóa đơn). Hoặc là công ty mua hóa đơn đầu vào của hàng tồn kho để tăng VAT khấu trừ nhưng thực tế không có hàng trong kho.
- Xảy ra trường hợp xuất hóa đơn để giải phóng hàng tồn kho không có thực trong kho (Bằng cách xuất bỏ hoặc xuất hóa đơn để bán hóa đơn kiếm tiền %).
- Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.
- Không hạch toán trên TK 151 khi đã thuộc sở hữu và đang trên đường đi và đến cuối tháng hàng vẫn chưa về đến kho.
- Lập phiếu nhập, phiếu xuất kho không kịp thời (tức có nhập và xuất kho nhưng không lập phiếu nhập và xuất kho tại thời điểm nhập và xuất). Hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho, điều này dẫn đến hay bị âm kho. Không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất mà đợi cuối tháng viết xuất kho 1 lần. Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán…. Mã hàng tồn kho giữa thủ kho và kế toán kho không thống nhất
- Chưa có quy trình nhập xuất hàng tồn kho rõ ràng. Chưa quy định rõ ràng ai sẽ là người đặt mã hàng tồn kho trong quy trình mua hàng và nhập kho dẫn đến mã hàng tồn kho giữa thủ kho và kế toán kho không thống nhất. Không tách biệt giữa thủ kho và kế toán hàng tồn kho, giữa bộ phận mua hàng và bộ phận nhận hàng (Tức là vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường).
- Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn.
- Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý.
- Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
- Xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.
- Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kĩ thuật sử dụng để tiêu hủy.
- Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
- Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
- Không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoặc trích lập không đúng quy định.
- Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê (Tức vẫn treo trên tài khoản 1381 và 3381 mà không tìm hiểu nguyên nhân để xử lý).
- Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…
- Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về hàng tồn kho nhận giữ hộ.
- Không theo dõi hàng gửi bán khi xuất kho hàng gửi đi bán (tức là không theo dõi tài khoản 157) nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường. Hàng gửi bán đã được bán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi vào giá vốn hàng bán
- Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.
- Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán trong năm tài chính.
- Phân loại sai tài sản cố định là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
- Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không có bảng phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ.
ThS. Phạm Thị Hiền Nhi - Trưởng bộ môn Kế toán