1. Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán kho
- Kế toán kho chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép và kiểm soát toàn bộ biến động hàng hóa (nhập, xuất, tồn) trong kho của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính bao gồm lập chứng từ xuất/nhập, kiểm kê hàng hóa, đảm bảo số liệu thực tế khớp sổ sách, quản lý hạn sử dụng và báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho cho ban quản lý.
- Nhiệm vụ chi tiết của kế toán kho:
+ Quản lý chứng từ xuất - nhập: Lập phiếu nhập kho, xuất kho dựa trên các chứng từ gốc như hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận.
+ Theo dõi hàng tồn kho: Ghi chép, hạch toán chính xác số lượng, giá trị hàng hóa nhập, xuất, tồn hàng ngày.
+ Kiểm kê hàng hóa: Định kỳ (hàng ngày, tuần, tháng) hoặc đột xuất phối hợp với thủ kho kiểm đếm thực tế để đảm bảo số liệu khớp với sổ sách kế toán.
+ Quản lý chất lượng và hạn dùng: Kiểm tra chất lượng, theo dõi hạn sử dụng (hàng hết date, cận date) để tham mưu kế hoạch xử lý, tránh thất thoát.
+ Báo cáo kho: Lập báo cáo nhập-xuất-tồn, báo cáo hàng chậm luân chuyển, hàng lỗi, hàng hỏng hàng tháng hoặc theo yêu cầu.
+ Sắp xếp kho: Phối hợp với thủ kho tổ chức sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho khoa học, an toàn, dễ tìm, dễ kiểm tra.
+ Kiểm soát chi phí: Theo dõi các chi phí liên quan đến lưu kho, vận chuyển để tối ưu hóa chi phí hàng tồn
2. Công việc kế toán kho
a. Công việc kế toán kho hàng ngày.
- Đối với hàng hóa:
+ Thực hiện nhập xuất hàng hóa, nguyên liệu theo yêu cầu các bộ phận khác nhau.
+ Theo dõi và cập nhật số lượng hàng hóa của kho thường xuyên.
+ Đề xuất nhập nguyên liệu, hàng hóa phòng trường hợp thiếu hụt.
+ Định kỳ phối hợp với thủ kho kiểm kê toàn bộ hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho.
+ Xử lý những hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng.
+ Lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu phát hiện có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế với sổ sách, nộp về phòng Kế toán để được xử lý.
+ Kiểm tra, sắp xếp hàng hóa trong kho ngăn nắp, khoa học, phân loại rõ ràng, đúng chủng loại, đúng kích cỡ, đúng nguồn hàng…
- Đối với chứng từ, số liệu:
+ Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện xuất, nhập kho.
+ Kiểm tra và nhập các chứng từ, số liệu hàng hóa vào phần mềm hệ thống mỗi ngày khi xuất, nhập.
+ Đối chiếu số liệu hàng hóa giữa thủ kho và kế toán để đảm bảo tính chính xác..
- Quản lý kho:
+ Xây dựng quy trình làm việc khoa học, đề xuất giải pháp nâng cao hoạt động công việc của bộ phận kho.
+ Chịu trách nhiệm biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
b. Công việc kế toán kho hằng tháng, quý.
- Lập các báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn và các báo cáo liên quan khác theo quy định.
- Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.
3. Những lưu ý trong công việc của kế toán kho
- Khi xuất nhập hàng: Kiểm tra các chứng từ, hóa đơn cho mỗi lần xuất nhập thật kỹ càng, đảm bảo độ chính xác và phải chuyển giấy tờ cho bộ phận liên quan như bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng.
- Theo dõi hàng xuất nhập tồn: Đây là công việc cần phải làm hàng ngày để nắm rõ số lượng, tránh việc bị hao hụt. Ở khu vực chứa hàng cần có ghi chú về ngày tháng xuất nhập hàng cho từng loại hàng để có thể tiết kiệm thời gian cho kế toán kho.
- Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu: Trong kho hàng của doanh nghiệp luôn cần một lượng hàng tồn tối thiểu. Kế toán kho cần theo dõi để đưa ra đề xuất thay đổi tới cấp trên nếu cần thiết.
- Sắp xếp hàng hóa trong kho: Cần phải biết cách sắp xếp, bố trí hàng hóa trong kho một cách khoa học để đảm bảo có không gian dự trù cho những loại hàng hóa phát sinh sau này.
- Đảm bảo chính xác thông tin trên chứng từ: Khi thực hiện thủ tục mua hay đặt hàng, kế toán kho cần phải đảm bảo những thông tin trên chứng từ là chính xác để không xảy ra những trường hợp không mong muốn sau này.
- Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho: Mặc dù có thể linh hoạt sắp xếp hàng hóa trong kho nhưng vẫn cần tuân thủ những nguyên tắc của nhà sản xuất để đảm bảo giữ được chất lượng cho hàng hóa.
- Am hiểu về hàng hóa phụ trách: Cần phải có sự hiểu biết nhất định về vật tư hàng hóa trong kho, nhất là những vật tư có quy cách mẫu mã khác nhau, nhiều chủng loại, vật tư dễ cháy nổ, dễ vỡ, dễ hư hỏng …
- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy: Việc kiểm tra định kỳ cơ sở vật chất để đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy phòng cháy chữa cháy là điều tối quan trọng vì hàng hóa là tài sản có giá trị lớn của doanh nghiệp. Vậy nên, kế toán kho cần tuân thủ tuyệt đối việc này.
ThS. Võ Thị Hiền Nhi - Trưởng bộ môn Kế toán